Planowanie pracy przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia wielu współzależności, które nie za każdym razem są widoczne na 1szy rzut oka. Opóźniona dostawa może wpłynąć na realizację zamówienia, a błędnie przypisany koszt zmienić wynik finansowy danego okresu. Gdy liczba operacji rośnie, ręczne przekazywanie informacji między działami staje się trudniejsze do kontrolowania.
W takich warunkach znaczenie zyskuje sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, w głównej mierze w sprzedaży, finansach, zarządzaniu zasobami i obsłudze procesów administracyjnych. Przy ocenie takiego narzędzia warto zwrócić uwagę nie tylko na listę funkcji, ale również na codzienne zadania, które mają być realizowane za jego pomocą. Inne potrzeby będzie miała firma realizująca dużą liczbę niedużych zamówień, a inne przedsiębiorstwo prowadzące produkcję na bazie indywidualnych zleceń. Różnice dotyczą zarówno sposobu rejestrowania operacji, jak i zakresu informacji potrzebnych do podejmowania wyborów.
Istotnym elementem organizacji danych jest ich powiązanie z konkretnymi procesami. Comarch ERP obejmuje systemy przeznaczone do zarządzania różnymi obszarami przedsiębiorstwa, przy czym dostępne funkcje zależą od wybranego rozwiązania a także jego konfiguracji. W praktyce istotne jest uwarunkowanie, w którym momencie powstaje dokument, kto odpowiada za jego sprawdzenie i jakie kolejne czynności są od niego zależne. Przykładem może być obsługa reklamacji. Sam zapis zgłoszenia nie wystarcza, jeżeli już trzeba jeszcze sprawdzić historię dystrybucji, dostępność części, sposób rozliczenia a także status wymiany towaru. Podobne zależności występują przy kształtowaniu zakupów i sprawdzeniu należności. System może porządkować obieg tych informacji, niemniej jednak nie zastępuje zasad określających, kto podejmuje decyzje i na jakiej bazie. Powinno się również uwzględnić ograniczenia wynikające z integracji z zewnętrznymi narzędziami. Jeżeli już dane są przekazywane między różnymi aplikacjami, należy określić częstotliwość ich aktualizacji, zakres przesyłanych pól a także sposób postępowania w razie błędu.
Przygotowanie nowego środowiska informatycznego wymaga prześledzenia dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Wdrożenia Comarch mogą obejmować konfigurację modułów, przenoszenie danych, ustalanie uprawnień a także sprawdzanie przebiegu wybranych operacji. Jednym z częstszych problemów jest rozbieżność między formalnym opisem procesu a sposobem, w jaki de facto wykonują go pracownicy. Np dokument może być zatwierdzany w kilku miejscach, mimo że obowiązująca procedura przewiduje tylko jeden odcinek akceptacji. Przed odwzorowaniem takiego procesu w systemie należy ustalić, czy dodatkowe czynności są uzasadnione, czy wynikają z wcześniejszych ograniczeń. Ważne jest również przygotowanie danych do migracji. Przestarzałe kartoteki, różnorodne nazwy tych samych towarów i brak jednolitych oznaczeń mogą utrudnić szukanie informacji oraz tworzenie zestawień. Przeniesienie wszystkich zapisów bez wcześniejszej kontroli nie zawsze jest właściwym wyjściem. Zakres migracji powinien uwzględniać potrzeby operacyjne, wymagania dotyczące dokumentacji i sposobów techniczne. Po konfiguracji należy przeprowadzić testy na rzeczywistych przykładach, w tym na sytuacjach niekonwencjonalnych, które mogą ujawnić kłopoty niewidoczne w trakcie sprawdzania standardowych operacji.
Zmiany w sposobie pracy wymagają również ustalenia zasad sprawdzeniu i obsługi błędów. Pracownicy powinni wiedzieć, jak poprawić nieprawidłowy zapis, gdzie sprawdzić status dokumentu i do kogo zgłosić problem, którego nie mogą rozwiązać samemu. W przeciwnym przypadku część informacji może być zapisywana poza systemem, np w arkuszach lub wiadomościach, co z w pewnych sytuacjach prowadzi do powstawania kilku wersji tych samych danych. Znaczenie ma także kontrola uprawnień, szczególnie gdy system obsługuje dane finansowe, kadrowe albo handlowe. Dostęp powinien odpowiadać zakresowi zadań, a zmiany wprowadzane przez użytkowników muszą podlegać przyjętym zasadom ewidencji. Osobnym zagadnieniem jest utrzymanie systemu po zakończeniu prac wdrożeniowych. Aktualizacje, zmiany organizacyjne i nowe wymagania dotyczące raportowania mogą powodować konieczność przemian ustawień lub sposobu obsługi procesów. Przydatnym punktem odniesienia są regularnie analizowane wskaźniki, takie jak liczba błędnych dokumentów, czas realizacji zamówień czy częstotliwość ręcznego poprawiania danych. Pozwalają one sprawdzić, które elementy wymagają dalszej analizy, bez zakładania z góry, że samo wdrożenie rozwiąże wszystkie trudności organizacyjne.
Polecana strona: comarch erp e-sklep.