W wielu firmach kłopoty z dokumentacją nie wynikają z liczby wystawianych faktur, lecz z braku ustalonego sposobu ich obsługi. Część danych znajduje się w wiadomościach e-mail, inne dokumenty są zapisane na komputerze, a informacje o płatnościach trafiają do osobnych arkuszy. Z czasem nieprosto ustalić, czy konkretna faktura została już przekazana do księgowości lub czy wymaga jeszcze sprawdzenia.
Fakturowanie online zmienia sposób przygotowywania i obiegu dokumentów, ponieważ umożliwia pracę z danymi za pośrednictwem systemu internetowego. Użytkownik może wprowadzać informacje o dystrybucji, przypisywać dokumenty do kontrahentów i skorzystać z zapisanych przedtem danych. Nie znaczy to jednak, że wszystkie czynności odbywają się bez udziału człowieka. Każdy dokument wciąż wymaga kontroli pod kątem kwot, dat, przedmiotu transakcji i użytych zasad rozliczenia. W przypadku nieszablonowych zamówień lub przemian warunków współpracy automatyczne uzupełnianie pól może nie wystarczyć.
Duże znaczenie ma sposób organizacji dokumentów już po ich wystawieniu. Kontrolowanie fakturami obejmuje ich rejestrowanie, szukanie, sprawdzanie oraz przekazywanie do dalszego rozliczenia. W codziennej pracy na prawdę często pojawiają się sytuacje, w których trzeba wrócić do transakcji sprzed kilku miesięcy, znaleźć korektę lub sprawdzić, na jakiej podstawie naliczono określoną kwotę. Jeśli dokumenty są przechowywane według przypadkowych nazw plików, ich identyfikacja może być czasochłonna. Dlatego ważne jest przyjęcie spójnych zasad opisu i klasyfikacji. Pomocne może być przypisywanie faktur do konkretnych okresów rozliczeniowych, kontrahentów albo projektów. Powinno się co więcej uważać, ażeby nie zbudować zbyt wielu kategorii, które utrudniają wybór właściwego miejsca zapisu. Sposób organizacji powinien odpowiadać rzeczywistej liczbie dokumentów i temu, jak na prawdę często pracownicy muszą korzystać z archiwalnych danych.
Osobnego podejścia wymagają faktury, których status zmienia się podczas rozliczeń. Samo wystawienie dokumentu nie znaczy, że należność została uregulowana. Może się zdarzyć, że kontrahent zapłaci wyłącznie część kwoty, przelew zostanie utworzony po terminie lub na rachunek wpłynie suma, której nie można zaraz przypisać do dokładnie sprecyzowanej transakcji. W takich wypadkach ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczny stan rozliczeń, a nie wyłącznie datę wystawienia faktury. Przydatne są regularne porównania zapisów z wyciągami bankowymi oraz wyjaśnianie różnic przed zamknięciem okresu księgowego. Znaczenie ma także obsługa korekt, ponieważ zmiana wartości wcześniejszego dokumentu może wpływać na kolejne rozliczenia. O ile kilka osób odpowiada za wystawianie faktur, księgowanie kosztów i kontrolę płatności, warto określić zakres ich obowiązków. Bez takiego podziału łatwo o powielanie czynności lub pominięcie dokumentu, który wymaga dodatkowej weryfikacji.
Przy korzystaniu z narzędzi internetowych należy uwzględnić także kwestie techniczne i formalne. Dostęp do dokumentacji powinien być dopasowany do zadań poszczególnych użytkowników, a udostępniane pliki nie powinny trafiać do osób, które nie potrzebują ich we własnejej pracy. Warto sprawdzać, czy system umożliwia eksport danych, pobieranie dokumentów i odzyskanie informacji w przypadku utraty dostępu do konta. Znacząca jest także zgodność pośród ewidencją prowadzoną w systemie a dokumentacją wykorzystywaną przez księgowość. Jeżeli te same dane są przepisywane ręcznie do kilku narzędzi, mogą pojawić się różnice w numerach, kwotach lub terminach. Fakturowanie online powinno być zatem rozpatrywane w kontekście całego obiegu dokumentów, a nie tylko i wyłącznie pojedynczej czynności wystawienia faktury. Należy również śledzić zmiany przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego i zadań podatkowych, ponieważ sposób postępowania może zależeć od rodzaju transakcji oraz sytuacji danego podatnika. Wprowadzenie nowych procedur wymaga sprawdzenia, czy osoby obsługujące dokumentację rozumieją zasady ich stosowania i wiedzą, jak postępować w sytuacji błędów lub sytuacji niestandardowych.
Więcej: zarządzanie firmą online.