Stosownie zaplanowana przestrzeń użytkowa powinna przede wszystkim odpowiadać sposobowi, w jaki będzie wykorzystywana na co dzień. Tyczy się to zarówno niewielkich punktów usługowych, jak i większych lokali przeznaczonych do obsługi klientów a także przygotowywania posiłków. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych zaczyna się zatem nie od wyboru kolorów czy materiałów wykończeniowych, lecz od określenia funkcji poszczególnych pomieszczeń.
Znaczenie ma liczba pracowników, sposób obsługi klientów, wielkość wyposażenia, przebieg dostaw oraz ilość miejsca potrzebna do wykonywania poszczególnych czynności. W praktyce wręcz atrakcyjnie wyglądające wnętrze może okazać się kłopotliwe, jeśli przejścia są zbyt wąskie, stanowiska pracy znajdują się w niewłaściwych miejscach lub zaplecze nie odpowiada prawdziwym potrzebom. Dlatego układ przestrzeni warto rozpatrywać jako ogół, z uwagi codzienne ruchy osób i przedmiotów, a nie tylko i wyłącznie wygląd poszczególnych stref.
W lokalach gastronomicznych szczególnego znaczenia nabiera organizacja zaplecza. Droga towarów od momentu dostawy do miejsca przechowywania, przygotowania i wydania powinna być możliwie logiczna, ponieważ przypadkowe krzyżowanie się poszczególnych ciągów może utrudniać pracę. Podobne znaczenie ma rozmieszczenie urządzeń. Lodówki, piece, zmywarki, stoły robocze czy urządzenia pomocnicze wymagają nie tylko adekwatnej powierzchni, ale również dostępu umożliwiającego ich wykorzystywanie i późniejszą obsługę techniczną. Trzeba również uwzględnić miejsce na przechowywanie opakowań, środków potrzebnych do pracy a także odpadów. Na etapie projektu łatwo pominąć takie elementy, ponieważ nie są one widoczne z punktu widzenia klienta. Później brak dobrego zaplecza może jednak oznaczać konieczność ustawiania dodatkowych szaf, regałów lub pojemników w miejscach, które pierwotnie miały pozostać wolne.
W sytuacji lokali usługowych układ wnętrza zależy głównie od charakteru wykonywanych czynności. Innych warunków wymaga miejsce, w którym klient pozostaje jedynie przez kilka minut, a innych przestrzeń przeznaczona do dłuższej obsługi albo pracy wymagającej fachowego wyposażenia. Warto ponadto od początku rozdzielić strefę dostępną dla klientów od części roboczej, jeśli sposób działania lokalu tego wymaga. Ważne są także wejścia, drzwi, komunikacja między stanowiskami oraz możliwość swobodnego przemieszczania się podczas większego natężenia ruchu. Przy projektowaniu powinno się brać pod uwagę również ograniczenia istniejącego budynku. Położenie ścian konstrukcyjnych, pionów instalacyjnych, okien czy przyłączy może w dużym stopniu wpływać na możliwe rozwiązania. Czasami oznacza to konieczność zmiany pierwotnej koncepcji, ponieważ przesunięcie jednego elementu wiąże się z dodatkowymi pracami instalacyjnymi lub ograniczeniem powierzchni w innej części lokalu.
Nie mniej ważne są kwestie techniczne i formalne, które powinny zostać uwzględnione zanim rozpocznie się prace wykończeniowe. Instalacje elektryczne, wodne, wentylacyjne i grzewcze muszą odpowiadać planowanemu wyposażeniu oraz sposobowi użytkowania pomieszczeń. W gastronomii zwłaszcza znacząca jest wentylacja i prawidłowe odprowadzenie powietrza, jednak w innych usługach większe znaczenie może mieć liczba punktów zasilania lub dostęp do określonych instalacji. Na finalny wygląd przestrzeni wpływają też wymagania dotyczące higieny, ochrony przeciwpożarowej, dostępności a także warunków pracy. Wybieranie materiałów powinien uwzględniać nie tylko ich wygląd, niemniej jednak również sposób czyszczenia, intensywność użytkowania i sposobność zamiany uszkodzonych elementów. W rezultacie projekt lokalu jest połączeniem funkcji, techniki i organizacji pracy, a decyzje podjęte na początku mogą później wpływać na koszty przeróbek, wygodę użytkowania oraz możliwość implementacji przestrzeni do zmieniających się potrzeb.
Więcej: aranżacja lokalu gastronomicznego.