Zmiany w obszarze dokumentowania transakcji gospodarczych wynikają z postępującej cyfryzacji procesów administracyjnych oraz potrzeby usprawnienia obiegu informacji w gronie podmiotami a instytucjami publicznymi. Wprowadzanie rozwiązań opartych na systemach informatycznych wymaga dopasowania procedur wewnętrznych a także narzędzi używanych w codziennej pracy. Przedsiębiorcy oraz osoby odpowiedzialne za księgowość muszą uwzględniać nowe standardy dotyczące formatu dokumentów i sposobu ich przekazywania, co wpływa na organizację pracy oraz przepływ danych w firmie.
Proces ten nie jest jednorazowym działaniem, lecz etapowym dostosowaniem się do określonych założeń technicznych i prawnych.
Jednym z elementów tych przekształceń jest ksef, czyli rozwiązanie umożliwiające centralne administrowanie fakturami ustrukturyzowanymi. System ten opiera się na jednolitym schemacie danych, który pozwala na automatyczne przetwarzanie dokumentów bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji. W praktyce oznacza to potrzebę korzystania z narzędzi zgodnych z obowiązującymi specyfikacjami technicznymi a także zapewnienia poprawnej komunikacji pośród systemami finansowo księgowymi a platformą centralną. Dla wielu podmiotów istotnym zagadnieniem staje się również archiwizacja danych oraz dostęp do nich w określonym czasie, zgodnie z panującymi przepisami.
Integracja ksef z wykorzystywanymi już systemami informatycznymi stanowi wyzwanie o charakterze organizacyjnym i technicznym. Wymaga analizy istniejących procesów a także oceny, w jaki sposób nowe rozwiązanie wpłynie na ich przebieg. Kluczowe jest zapewnienie spójności danych a także eliminacja ewentualnych błędów wynikających z nieprawidłowej zamiany informacji. Integracja obejmuje zazwyczaj konfigurację interfejsów, testowanie poprawności przesyłanych dokumentów oraz implementację procedur wewnętrznych do nowego modelu pracy. W tym kontekście ważne staje się też przeszkolenie osób odpowiedzialnych za obsługę systemów majątkowych.
Funkcjonowanie systemu opartego na centralnym obiegu faktur wpływa na sposób raportowania a także testom dokumentów inwestycyjnych. Dane przesyłane do systemu są przetwarzane w sposób ustandaryzowany, co zmienia dotychczasowe podejście do ewidencji i analizy informacji księgowych. Wymaga to większej dbałości o prawidłowość danych źródłowych oraz terminowość ich przekazywania. Z punktu widzenia organizacyjnej istotne jest też monitorowanie przemian w przepisach oraz aktualizowanie stosowanych rozwiązań technicznych, aby zachować zgodność z obowiązującymi wymogami i zagwarantować ciągłość procesów inwestycyjnych.
Sprawdź także informacje na ten temat tutaj: ksef api.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]